Työnhakijoiden tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Laurea-ammattikorkeakoulu Oy, Ratatie 22, 01300 Vantaa

• Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Rehtori, toimitusjohtaja Jouni Koski, jouni.koski@laurea.f
• Henkilörekisterin vastuuhenkilö: Henkilöstöjohtaja Tiina Päivärinne, tiina.paivarinne@laurea.fi
• Tietosuojavastaava: Marjo Valjakka, marjo.valjakka@laurea.fi

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja suorittaaksemme rekrytointitoimenpiteitä ja edistääksemme henkilön työllistymistä. Rekrytoinnin tarkoituksena on hakijan työnantajan välinen työsopimus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena työnhakijan suostumus. Tietyiltä osin henkilötietoja on tarpeen käsitellä myös työsopimuksen laatimisen mahdollistamiseksi.

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia rekrytoinnissa tarvittavia tietoja:

• Nimi- ja yhteystiedot
• Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, referenssitiedot, työnäytteet, kielitaidot ja muu osaaminen)
• Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, kuva)
• Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten viestit ja tallennettavat tiedostot

Ketkä käsittelevät henkilötietoja? 

Henkilötietoja käsittelevät Laurean rekrytointiin osallistuvat nimetyt henkilöstöhallinnon henkilöt sekä muut rekrytointeihin osallistuvat henkilöt. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia, kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia.   

Rekisterin teknisenä alustana toimii TalentAdore VRA -rekrytointijärjestelmä, jonka toimittaja on Talentadore Oy (palveluntarjoaja). Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja tuottaakseen Laurealle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi.

Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.  

Valittujen henkilöiden osalta tiedot välitetään Laurean henkilöstöhallinnon järjestelmiin ja osaksi Laurean henkilöstörekisteriä.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti vain EU/ETA-alueella. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä teknisesti myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja? 

Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 12 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin. Näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa myös esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi.

Valittujen henkilöiden osalta kerätään tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten.

Mistä saamme henkilötietoja?

Tietolähteenä on henkilö itse antamalla henkilötietoja hakiessaan työpaikkaa ja antaessaan pyydettäessä lisätietoa.

Miten suojaamme henkilötietoja?

Rekisterin hallinnassa noudatetaan Laurea-ammattikorkeakoulun tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Rekrytointijärjestelmän käyttöä on rajoitettu Laureassa tietoliikenteellisesti ja käyttäjäoikeuksin. 

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisina eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

Rekisteröidyn oikeudet

Pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla palvelun hallintaliittymään. Mikäli tietojen tarkastaminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön henkilörekisterin vastuuhenkilölle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön henkilörekisterin vastuuhenkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, voi rekisteröity osoittaa henkilörekisterin vastuuhenkilölle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta. 

Oikeus rajoittaa käsittelyä 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti henkilörekisterin vastuuhenkilölle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti henkilörekisterin vastuuhenkilölle. 

Oikeus siirtää tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä tapahtuu palvelun hallintaliittymän kautta tai olemalla kirjallisesti yhteydessä henkilörekisterin vastuuhenkilölle.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä henkilörekisterin vastuuhenkilölle.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.