Opiskelijat kehittivät SOL Palveluiden uusien työntekijöiden perehdytystä

SOL Palvelut on osa yli 13 000 henkeä työllistävää SOL-konsernia. SOL on suomalainen perheyritys ja toimii tällä hetkellä Suomen lisäksi myös Ruotsissa, Tanskassa, Baltian maissa sekä Venäjällä. Siivous- ja toimitilapalvelujen lisäksi SOL-konserni tarjoaa myös henkilöstö- ja logistiikkapalveluja, kiinteistöpalveluja, turvallisuuspalveluja sekä pesulapalveluja. SOL Palvelut on yksi Laurean avainkumppaneista.

Palvelumuotoilun opintojakson tavoitteena oli saada opiskelijoilta ideoita SOL Palveluiden uusien työntekijöiden perehdytyksen kehittämiseen, erityisesti maahanmuuttajataustaisten henkilöiden näkökulmasta. Opintojaksolla suurin osa oli liiketalouden opiskelijoita, jotka pohtivat, miten SOL palveluiden uusien palveluvastaavien perehdytyksestä saataisiin entistä parempi ja toimivampi. Tavoitteena oli tarjota palveluvastaaville haluttu työpaikka nyt ja tulevaisuudessa.  

Palvelumuotoilun työkalut ideoinnin tukena

Opiskelijat työskentelivät tiimeissä, joista jokaisessa ideoitiin ensin useampia kehitysajatuksia. Näistä ideoista SOL Palvelut valitsivat jokaiselta ryhmältä yhden, jota lähdettiin viemään eteenpäin ja kehittämään. 

Opiskelijat ideoivat muun muassa perehdytykseen liittyvää materiaalia ja sen jaottelua esimiesten työn tueksi. Sen lisäksi osa tiimeistä selkeytti ja yksinkertaisti uuden työntekijän perehdyttämispolkua. Tiimeiltä tuli hyviä ideoita myös esimerkiksi yhteisöllisyyden kehittämiseen ja suomen kielen opettamiseen yhtenä työntekijöiden sitouttamisen tapana. 

- Oli hienoa huomata, että kaikki ryhmät olivat tuoneet SOL-brändin osaksi ideoita, se näkyi upeasti näissä kaikissa töissä, SOL-konsernissa osaamisen kehittämisestä vastaava johtaja Merja Oljakka sanoo. 

- Saimme tiimeiltä hyvin erityyppisiä näkökulmia. Iloitsimme siitä, miten hyvin he saivat hyödynnettyä palvelumuotoilun työkaluja ideoinnissaan, Oljakka jatkaa. 

Opiskelijat haastattelivat eri tehtävissä toimivia SOLin työntekijöitä; palveluvastaavia, palveluohjaajia, tutoreita ja palveluesimiehiä, muutamia kouluttajia sekä luottamushenkilöstöä. Tavoitteena oli saada tietoa myös siitä, miten perehdytys näyttäytyy työsuojelun ja luottamushenkilöstön näkökulmasta. Haastateltavat olivat eri puolilta Suomea ja opiskelijat löysivät sitä kautta erilaisia haaste- ja ongelmakohtia perehdytykseen liittyen. 

- Opiskelijat saivat haastateltavilta autenttisen kuvan siitä, miten se työ arjessa sujuu, Merja Oljakka kertoo. 

- Näin lyhyessä ajassa opiskelijat löysivät henkilöstön haastatteluista ne meidän tärkeimmät kehityskohteet ja tuottivat todella käyttökelpoisia ideoita, Mirjam Rinne, SOL palveluiden verkko-oppimisympäristöistä vastaava iloitsee. 

Laurean lehtoreiden Johanna Lunkan ja Päivi Harmoisen mielestä yhteistyö SOL:in kanssa oli erittäin sujuvaa ja miellyttävää. He olivat aidosti kiinnostuneita opiskelijoiden töistä, ja antoivat tiimeille hyvää ja rakentavaa palautetta. 

- Aihe oli varmasti monelle opiskelijalle mielenkiintoinen työelämähaaste, jossa tiimit pääsivät haastattelemaan ”oikeita” SOL:laisia ja siten kiinni projektin kohderyhmän arkeen, Harmoinen ja Lunkka pohtivat.

Toimeksiantajan palaute palkitsee

Yksi opiskelijatiimeistä lähti kehittämään perehdytyksen tueksi QR-koodien käyttöönottoa.  QR-koodin kautta palveluvastaavat pääsevät suoraan SOLin responsiiviselle verkkosivulle, johon on koottuna pitkälti jo olemassa olevia tietoja visuaalisesti järkevästi yhteen paikkaan. Tämä palvelee ensisijaisesti palveluvastaavia heidän perehdytyksen alussa sekä siinä vaiheessa, kun he siirtyvät itsenäiseen työhön.

- Ajatus lähti liikkeelle QR-koodista helppona ja yksinkertaisena tapana päästä informaatioon käsiksi, jolloin ei tarvitse osata kieltä, ei tarvitse naputtaa kännykän näppäimistöä, eikä tarvitse välttämättä ladata mitään erillistä sovellusta, liiketalouden opiskelija Toni Partti kertoo. 

Tiimi oli saanut SOLin työntekijöiden haastatteluissa palautetta siitä, että itsenäiseen työhön siirtymisen vaihe voi olla hieman haastava ja siihen liittyy sekä painetta että jännitystä siitä, muistaako varmasti kaikki työn kannalta tärkeät asiat. Ideana oli tuoda tuttu, jo perehdytyksessä käytössä ollut työkalu, mukaan myös itsenäiseen työskentelyyn, jolloin se pienentää palveluvastaavien stressitasoja ja tekee itsenäisen työn aloittamisen miellyttävämmäksi.

Toinen tiimin jäsenistä, tradenomiopiskelija Alex Vanhanen kertoo, että SOLin puolelta saatu positiivinen palaute työntekijöiltä ja HR:n edustukselta oli projektissa kaikkien palkitsevinta. 

- Olin tyytyväinen myös meidän ratkaisun toimivuuteen sekä meidän kuuden hengen tiimin henkilökemioihin ja siihen, että meidän ryhmässä oli hyvin toisiaan tukevaa erilaista osaamista.

- Kaikki ottivat kollektiivista vastuuta ryhmässä ja opittiin myös ymmärtämään toisiamme paremmin, Alex toteaa.

Toni ja Alex kokivat oikean toimeksiantajan antaman aidon yritysprojektin todella motivoivana.

- Kun sinulla on tässä ihan oikea toimeksiantaja, niin sinähän koet tietyllä tavalla edustavasi myös Laureaa ja sitten ehkä myös ottaa vielä eri tavalla vastuuta. Sehän saattaa olla myös polku kyseiseen firmaan, jos hoidat projektin hyvin ja annat itsestäsi hyvän kuvan yritykselle, Alex pohtii.

- Tietyllä tavalla ajattelen nämä projektit työhaastatteluna; Kun he näkevät, miten minä toimin ja miten otan kontaktia, niin olen saanut SOL:ille annettua useamman tunnin ajan tietoa osaamisestani. Nämä ovat todella hyviä mahdollisuuksia, Toni sanoo.

Mirjam Rinne ja Merja Oljakkakka SOL Palveluilta kokevat, että opiskelijat pääsivät hyvin kiinni työntekijälähtöiseen näkökulmaan.

- Tämä oli kokonaisuutena oikein tuottelias ja onnistunut projekti. Lyhyessä ajassa saimme todella paljon hyvää tietoa, ideoita ja valmiiksi pureskeltuja kehitysehdotuksia, Rinne toteaa lopuksi.

Lisätietoja: